Merakit Presence membantu organisasi mencatat kehadiran harian dengan lebih rapi, baik di sekolah, kampus, kantor, maupun tim lapangan. Dokumentasi ini masih berupa rancangan struktur dan akan dilengkapi sesuai fitur final produk.

Ringkasan

Merakit Presence berfokus pada tiga area utama: pencatatan kehadiran, validasi lokasi, dan rekap operasional. Admin menyiapkan aturan kehadiran, pengguna melakukan presensi sesuai jadwal, lalu operator atau manajemen membaca rekap melalui laporan.

Kapan Presence Digunakan

Gunakan Merakit Presence ketika organisasi Anda membutuhkan pencatatan kehadiran yang lebih konsisten daripada daftar hadir manual. Contoh kebutuhan yang sesuai:

Presensi guru, staf, atau karyawan.
Presensi siswa atau peserta kegiatan.
Kehadiran tim lapangan berbasis lokasi.
Rekap keterlambatan dan pulang cepat.
Arsip kehadiran untuk evaluasi operasional.

Alur Umum

Admin menyiapkan data pengguna dan aturan kehadiran.
Admin menentukan lokasi atau area presensi.
Pengguna melakukan check in saat memulai aktivitas.
Pengguna melakukan check out saat menyelesaikan aktivitas.
Sistem menghitung status kehadiran berdasarkan jadwal dan aturan.
Operator membaca rekap dan mengekspor laporan bila diperlukan.

Peran Pengguna

Setiap organisasi dapat menyesuaikan peran sesuai kebutuhan, tetapi pola umumnya adalah sebagai berikut.

Peran	Tanggung Jawab
Super Admin	Mengatur konfigurasi global, akses admin, dan kebijakan sistem.
Administrator	Mengelola pengguna, lokasi, jadwal kerja, dan rekap kehadiran.
Operator	Memantau kehadiran harian dan membantu koreksi data bila dibutuhkan.
Pengguna	Melakukan presensi masuk, pulang, izin, atau aktivitas lain sesuai aturan.

Setup Awal

Sebelum presensi digunakan, admin perlu menyiapkan konfigurasi dasar agar data yang masuk konsisten.

Data Organisasi

Lengkapi informasi organisasi terlebih dahulu. Data ini biasanya digunakan pada laporan, berkas ekspor, atau tampilan dasbor.

Nama organisasi.
Alamat organisasi.
Zona waktu operasional.
Kontak bantuan internal.
Format nama atau identitas pengguna.

Data Pengguna

Tambahkan pengguna yang akan melakukan presensi. Pastikan setiap pengguna memiliki identitas yang jelas agar rekap tidak membingungkan.

Nama lengkap.
Username atau nomor induk.
Email atau nomor telepon bila diperlukan.
Unit kerja, kelas, divisi, atau kelompok.
Status aktif atau nonaktif.

Unit dan Kelompok

Unit membantu admin membaca laporan berdasarkan struktur organisasi. Contohnya kelas, divisi, cabang, atau tim.

Buat unit utama seperti Guru, Staf TU, Kelas 10, atau Tim Lapangan.
Hubungkan pengguna ke unit yang tepat.
Gunakan unit sebagai filter laporan dan dasbor.

Lokasi Presensi

Lokasi presensi digunakan untuk memastikan pengguna melakukan presensi dari area yang diizinkan.

Lokasi Kantor atau Sekolah

Admin dapat membuat lokasi utama organisasi. Setiap lokasi berisi nama tempat, titik koordinat, dan radius toleransi.

Contoh konfigurasi:

Lokasi	Radius	Catatan
Gedung Utama	100 meter	Untuk staf dan guru.
Lab Komputer	50 meter	Untuk kegiatan praktik.
Cabang Timur	150 meter	Untuk tim cabang.

Radius Toleransi

Radius toleransi sebaiknya tidak terlalu sempit. Sinyal GPS dapat berubah tergantung perangkat, cuaca, gedung, atau kualitas jaringan.

Rekomendasi awal:

Area kecil: 30 sampai 50 meter.
Gedung sekolah/kantor: 75 sampai 150 meter.
Area lapangan luas: 150 sampai 300 meter.

Presensi di Luar Lokasi

Beberapa organisasi tetap perlu mencatat presensi di luar lokasi, misalnya dinas luar atau kegiatan lapangan. Untuk kebutuhan ini, admin dapat menyiapkan kebijakan khusus seperti:

Wajib mengisi catatan.
Wajib mengunggah bukti.
Perlu persetujuan operator.
Ditandai sebagai presensi luar lokasi.

Jadwal Kerja

Jadwal kerja menentukan kapan pengguna boleh melakukan check in dan check out.

Jadwal Reguler

Jadwal reguler digunakan untuk pola kerja yang berulang setiap minggu.

Contoh:

Hari	Masuk	Pulang
Senin - Kamis	07:00	15:30
Jumat	07:00	14:00
Sabtu	Libur	Libur

Jadwal Fleksibel

Jadwal fleksibel sesuai untuk organisasi yang menilai kehadiran dari durasi kerja dan tidak mewajibkan jam masuk yang sama bagi semua orang.

Contoh aturan:

Pengguna boleh check in mulai pukul 06:00.
Durasi kerja minimal 8 jam.
Check out sebelum durasi minimal akan ditandai pulang cepat.

Hari Libur

Hari libur dapat diatur agar sistem tidak menandai pengguna sebagai tidak hadir pada tanggal tertentu.

Jenis libur yang umum:

Libur nasional.
Cuti bersama.
Libur internal organisasi.
Kegiatan khusus tanpa presensi reguler.

Proses Check In

Check in adalah proses mencatat kedatangan pengguna.

Syarat Check In

Syarat check in dapat berbeda antarorganisasi, tetapi umumnya mencakup hal berikut:

Akun pengguna aktif.
Jadwal tersedia pada hari tersebut.
Pengguna berada di lokasi yang diizinkan.
Perangkat memiliki akses lokasi.
Waktu check in masih berada dalam rentang toleransi.

Status Kedatangan

Sistem dapat memberi status berdasarkan waktu check in.

Kondisi	Status
Check in sebelum batas terlambat	Hadir
Check in melewati batas terlambat	Terlambat
Tidak check in sampai akhir hari	Tidak hadir
Check in dari luar area	Perlu peninjauan

Catatan Check In

Catatan digunakan untuk memberikan keterangan tambahan, misalnya pengguna terlambat karena dinas pagi, kendala transportasi, atau tugas di luar lokasi.

Proses Check Out

Check out mencatat waktu selesai aktivitas.

Syarat Check Out

Sebelum check out, sistem dapat memeriksa:

Pengguna sudah check in.
Waktu check out tidak lebih awal dari batas minimum.
Lokasi masih sesuai aturan bila validasi lokasi diwajibkan.
Pengguna mengisi catatan bila check out di luar lokasi.

Pulang Cepat

Pulang cepat terjadi ketika pengguna check out sebelum waktu minimal yang ditentukan. Data ini dapat digunakan untuk laporan kedisiplinan atau evaluasi operasional.

Lupa Check Out

Jika pengguna lupa check out, operator dapat meninjau data tersebut dan mengoreksinya sesuai kebijakan organisasi.

Izin dan Ketidakhadiran

Tidak semua pengguna yang tidak hadir dianggap absen tanpa keterangan. Sistem perlu membedakan izin, sakit, cuti, tugas luar, dan alpa.

Jenis Izin

Contoh jenis izin:

Izin pribadi.
Sakit.
Cuti.
Tugas luar.
Kegiatan resmi.

Pengajuan Izin

Alur pengajuan izin dapat dibuat sederhana seperti berikut.

Pengguna memilih jenis izin.
Pengguna mengisi tanggal dan alasan.
Pengguna melampirkan bukti bila diperlukan.
Operator atau atasan menyetujui atau menolak pengajuan.

Dampak ke Rekap

Izin yang disetujui muncul sebagai status khusus di laporan sehingga pengguna tidak tercatat sebagai alpa.

Pemantauan Harian

Pemantauan harian membantu operator melihat kondisi kehadiran dengan cepat.

Ringkasan Dasbor

Dasbor idealnya menampilkan data berikut:

Total pengguna aktif.
Sudah check in.
Belum check in.
Terlambat.
Izin.
Di luar lokasi.
Lupa check out.

Filter Pemantauan

Filter membantu operator mencari data lebih cepat.

Tanggal.
Unit atau kelompok.
Status kehadiran.
Lokasi.
Nama pengguna.

Tindak Lanjut Operator

Operator dapat menindaklanjuti data yang perlu perhatian, seperti presensi luar lokasi, lupa check out, atau pengajuan izin.

Rekap dan Laporan

Laporan digunakan untuk evaluasi periodik dan arsip organisasi.

Rekap Harian

Rekap harian sesuai untuk pemantauan cepat dan biasanya digunakan operator setiap akhir hari.

Rekap Bulanan

Rekap bulanan menampilkan ringkasan kehadiran dalam satu periode.

Data yang umum ditampilkan:

Total hari kerja.
Total hadir.
Total terlambat.
Total izin.
Total sakit.
Total alpa.
Total pulang cepat.

Ekspor Laporan

Laporan dapat diekspor untuk kebutuhan arsip, penggajian, audit internal, atau rapat evaluasi.

Format yang umum:

Spreadsheet.
PDF.
Tata letak cetak.

Koreksi Data

Koreksi data diperlukan ketika ada kesalahan pencatatan atau kendala teknis.

Kapan Koreksi Dibutuhkan

Koreksi biasanya dilakukan saat:

Pengguna lupa check in.
Pengguna lupa check out.
GPS perangkat tidak akurat.
Presensi tercatat di lokasi yang salah.
Ada perubahan jadwal mendadak.

Catatan Audit

Setiap koreksi sebaiknya menyimpan catatan audit berikut:

Siapa yang mengubah.
Kapan perubahan dilakukan.
Data sebelum perubahan.
Data setelah perubahan.
Alasan koreksi.

Praktik Operasional

Praktik berikut membantu penerapan berjalan lebih rapi.

Mulai dari Pilot

Sebelum digunakan oleh semua pengguna, jalankan uji coba (pilot) pada satu unit kecil. Uji coba ini bertujuan menguji lokasi, jadwal, perangkat, dan kebiasaan pengguna.

Komunikasikan Aturan

Pengguna perlu mengetahui hal berikut:

Jam check in.
Batas terlambat.
Kapan harus check out.
Langkah yang dilakukan saat GPS bermasalah.
Pihak yang dihubungi saat ada kendala.

Peninjauan Berkala

Tinjau data presensi secara berkala. Jika banyak pengguna ditandai berada di luar lokasi, kemungkinan radius terlalu sempit atau titik koordinat perlu diperbaiki.

Pertanyaan Umum

Mengapa lokasi saya tidak terbaca?

Pastikan izin lokasi pada peramban atau aplikasi sudah aktif. Periksa juga koneksi internet dan mode akurasi lokasi pada perangkat Anda.

Apakah presensi dapat dilakukan dari luar area?

Dapat, jika organisasi mengizinkannya. Data tersebut biasanya diberi status khusus dan memerlukan catatan atau persetujuan operator.

Bagaimana jika pengguna lupa check out?

Operator dapat mengoreksi data sesuai kebijakan internal. Setiap koreksi sebaiknya disertai alasan.

Apakah laporan dapat difilter per unit?

Ya, laporan sebaiknya dapat difilter berdasarkan unit, kelompok, tanggal, status, dan lokasi agar mudah dibaca.

Dokumentasi Merakit Presence