Office 365 A1 Pensiun 2028, Langkah Sekolah dan Kampus

Microsoft akan memensiunkan Office 365 A1, lisensi gratis yang selama ini menjadi sumber email dan aplikasi Office versi web bagi banyak sekolah dan kampus, pada 1 Januari 2028. Penggantinya, Microsoft 365 Education A0, tetap gratis bagi siswa tetapi tidak menyertakan email Exchange Online, SharePoint Online, dan Teams.

Perubahan ini diumumkan Microsoft pada 5 November 2026 sebagai bagian dari perombakan besar portofolio Microsoft 365 Education. Selain A1, Microsoft juga mengakhiri program Student Use Benefit, email gratis untuk alumni, dan jatah dasar penyimpanan 100 TB yang selama ini diterima setiap institusi. Sebagai gantinya, Microsoft menghadirkan aplikasi baru bernama Microsoft Classroom dan jajaran lisensi A0 hingga A7.

Bagi sekolah dan kampus di Indonesia yang memakai akun Microsoft untuk email resmi siswa dan mahasiswa, jadwal ini memang masih lebih dari setahun lagi. Meski begitu, keputusan anggaran, pengadaan, dan migrasi data biasanya perlu disiapkan jauh sebelum tanggal kontrak diperpanjang.

Jadwal perubahan lisensi Microsoft 365 Education

Menurut halaman tanya jawab resmi Microsoft 365 Education di Microsoft Learn, perubahan berlangsung bertahap. Office 365 A1 sudah tidak dijual lagi lewat pembelian langsung di situs Microsoft sejak 5 November 2026. Penjualan lewat mitra, termasuk program Cloud Solution Provider (CSP) dan Volume Licensing, berakhir pada 1 Mei 2027. Lisensi ini resmi pensiun pada 1 Januari 2028.

Tanggal yang paling penting bagi institusi adalah tanggal perpanjangan kontraknya sendiri. Microsoft menyatakan perubahan portofolio, kuota penyimpanan, dan pensiunnya lisensi lama berlaku pada perpanjangan atau perluasan kontrak pertama yang jatuh pada atau setelah 1 Januari 2028. Kontrak yang sedang berjalan, termasuk kontrak beberapa tahun, tetap memakai ketentuan dan harga lama sampai masa kontraknya habis.

Ada satu perbedaan kecil di dokumen resmi Microsoft. Halaman tanya jawab tersebut menyebut pelanggan dengan Enrollment aktif yang dimulai sebelum 1 Mei 2027 masih dapat memakai lisensi A1 selama masa Enrollment itu. Sementara itu, halaman panduan portofolio Microsoft 365 Education menyebut batasnya Enrollment yang dimulai sebelum 1 Januari 2028. Institusi sebaiknya meminta kepastian tertulis dari mitra atau perwakilan Microsoft untuk kontraknya masing-masing.

Microsoft juga tidak mengizinkan perpanjangan lebih awal yang bertujuan menghindari aturan baru. Selain itu, mulai perpanjangan pertama pada atau setelah 1 Mei 2027, layanan daring yang dibeli lewat program Academic Volume Licensing akan memakai satu harga yang sama untuk semua tingkatan harga (Price Level). Artinya, sebagian institusi dapat merasakan perubahan biaya lebih dulu, bahkan sebelum 2028.

Program lain yang ikut pensiun pada 1 Januari 2028 adalah Student Use Benefit dan Exchange Online for Alumni versi gratis. Lisensi dari kedua program itu tetap berlaku sampai akhir masa langganan yang sedang berjalan, tetapi tidak dapat diperpanjang. Untuk alumni, Microsoft menyiapkan versi berbayar yang tersedia mulai 1 Januari 2028.

A0 gratis dengan syarat dan tanpa email

Microsoft 365 Education A0 adalah satu-satunya pilihan tanpa biaya dalam jajaran baru, dan hanya untuk siswa. Isinya aplikasi Office versi desktop dan web, OneDrive, Minecraft Education, Microsoft Entra ID Free untuk identitas akun, serta Learning Zone pada perangkat yang memenuhi syarat. Email Exchange Online, SharePoint Online, dan Teams tidak termasuk.

Syaratnya juga lebih ketat daripada A1. Institusi harus melisensikan seluruh pengajarnya dengan paket berbayar minimal A2, dan siswa penerima A0 harus aktif memakai perangkat Windows untuk belajar. Setiap lisensi pengajar berbayar yang memenuhi syarat memberi hak hingga 20 lisensi A0 untuk siswa.

Konsekuensinya cukup besar bagi sekolah yang selama ini memberi alamat email resmi kepada setiap siswa. Bila siswa dipindahkan ke A0, mereka kehilangan kotak surat yang dikelola Microsoft. Untuk mempertahankan email, siswa perlu lisensi berbayar seperti A2.

Laporan The Register pada 10 November 2026 menunjukkan perubahan ini tidak diterima dengan tenang di semua negara. Seorang sumber industri yang tidak disebutkan namanya memperkirakan hilangnya email gratis dapat menambah tagihan institusi hingga ribuan pound atau dolar. Departemen Pendidikan Inggris menyatakan, “We are disappointed that Microsoft has made this decision.” Departemen itu juga menyebut sudah merundingkan kelonggaran tambahan bagi institusi di Inggris agar punya waktu untuk beralih.

Microsoft Classroom hadir di paket berbayar

Microsoft Classroom adalah aplikasi baru untuk kegiatan belajar mengajar yang dapat disesuaikan untuk jenjang TK sampai kelas 5, kelas 6 sampai 12, dan perguruan tinggi. Isinya fitur yang selama ini ada di Teams, seperti tugas (Assignments), buku nilai (Gradebook), Classwork, Learning Accelerators, dan Class Notebook, ditambah modul Teach untuk guru serta Study and Learn Agent berbasis AI untuk siswa.

Microsoft menegaskan Classroom tidak menggantikan Teams for Education. Sekolah dapat terus memakai fitur tugas di Teams, atau memakai Classroom bersama platform kolaborasi lain dan sistem manajemen pembelajaran (LMS) yang sudah berjalan. Classroom hanya tersedia di paket A2 sampai A7.

Paket berbayar juga membawa Copilot Chat. Siswa berusia 13 tahun ke atas dapat memakainya bila institusi mengaktifkannya, dan Copilot Chat harus diaktifkan lebih dulu sebelum siswa dapat memakai Study and Learn Agent. Paket teratas, A7, sudah tersedia sejak 1 Oktober 2026 dan menyertakan Microsoft 365 Copilot serta Microsoft Agent 365 untuk mengelola agen AI. Paket A2 baru tersedia mulai 1 Desember 2026, sedangkan A0, A3, dan A5 versi baru tersedia mulai 1 Januari 2028.

Microsoft mengklaim paket A2 hingga A5 memberi potongan lebih dari 80 persen dibanding harga komersial, dan A7 hingga 60 persen. Harga per lisensi tidak dicantumkan dalam dokumen pengumuman ini, sehingga angka pastinya perlu ditanyakan kepada mitra resmi.

Penyimpanan 100 TB diganti kuota per lisensi

Perubahan yang paling mudah terlewat adalah penyimpanan. Saat ini setiap institusi mendapat jatah dasar 100 TB yang dipakai bersama oleh semua akun. Mulai perpanjangan pertama pada atau setelah 1 Januari 2028, jatah dasar itu dihapus. Penyimpanan tetap berupa satu kolam bersama, tetapi besarnya hanya dihitung dari lisensi berbayar yang dimiliki.

Setiap lisensi siswa berbayar menambah 4 GB untuk A2, 8 GB untuk A3, dan 12 GB untuk A5 atau A7. Lisensi pengajar menambah 50 GB untuk A2, 75 GB untuk A3, dan 150 GB untuk A5 atau A7. Lisensi A0 tidak menambah kuota sama sekali, padahal berkas siswa A0 tetap disimpan di kolam yang sama.

Sebagai contoh hitungan sederhana, bayangkan kampus dengan 400 dosen berlisensi A2 dan 10.000 mahasiswa. Dosennya menyumbang 400 × 50 GB atau sekitar 20 TB ke kolam penyimpanan. Lisensi dosen itu juga memberi hak hingga 8.000 lisensi A0, sehingga 2.000 mahasiswa lainnya memerlukan lisensi berbayar. Bila mereka memakai A2, kuotanya bertambah 2.000 × 4 GB atau sekitar 8 TB, sehingga total kolam sekitar 28 TB. Bila berkas lama di OneDrive dan SharePoint sudah mendekati 100 TB, kampus itu akan melewati kuotanya pada hari kontrak diperpanjang.

Microsoft menyediakan beberapa jalan keluar: beralih ke paket dengan kuota lebih besar, membeli paket penyimpanan tambahan dalam kelipatan 10 TB, mengurangi pemakaian, atau memindahkan berkas yang jarang dibuka ke Microsoft 365 Archive. Keputusan ini berkaitan erat dengan strategi komputasi awan institusi secara keseluruhan, termasuk data mana yang perlu tetap di cloud dan mana yang cukup diarsipkan.

Apa artinya bagi sekolah dan kampus?

Waktu persiapan masih panjang, tetapi pekerjaannya cukup banyak. Berikut langkah yang dapat dimulai tim TI sekolah, yayasan, atau kampus.

1. Periksa tanggal perpanjangan kontrak. Cari tahu apakah lisensi dibeli langsung, lewat mitra CSP, atau lewat Volume Licensing, lalu catat tanggal perpanjangan berikutnya. Tanggal ini menentukan kapan aturan harga Mei 2027 dan aturan lisensi 2028 mulai berlaku bagi institusi Anda.
2. Hitung pengguna per jenis lisensi. Pisahkan pengajar, tenaga kependidikan, siswa aktif, dan alumni. Tandai siswa yang benar-benar membutuhkan email resmi, Teams, atau Classroom, serta siswa yang cukup memakai aplikasi Office.
3. Ukur pemakaian penyimpanan sekarang. Lihat total pemakaian OneDrive, SharePoint, dan kotak surat di pusat admin Microsoft 365, lalu bandingkan dengan perkiraan kuota baru. Hitung juga pemakaian akun alumni dan mahasiswa yang sudah lulus secara terpisah.
4. Tetapkan kebijakan data siswa yang lulus. Tentukan berapa lama akun dan berkas mereka disimpan, kapan dihapus, dan bagaimana siswa dapat mengunduh berkasnya sendiri sebelum akun ditutup.
5. Bandingkan pilihan sejak dini. Minta penawaran tertulis dari mitra resmi Microsoft untuk beberapa skenario campuran lisensi, misalnya A2 untuk pengajar dan siswa kelas akhir, serta A0 untuk siswa lainnya. Bandingkan juga dengan platform lain yang sudah dipakai sekolah.

Perubahan lisensi seperti ini juga kesempatan untuk merapikan sistem sekolah secara menyeluruh, dari akun siswa, LMS, sampai arsip nilai. Merakit membantu sekolah dan kampus menyusun peta sistem dan rencana migrasi seperti ini lewat solusi teknologi pendidikan. Perubahan kebijakan vendor besar terhadap akun siswa juga terjadi di Google, seperti yang dibahas dalam ulasan tentang Gemini dan Search yang dimatikan di akun siswa.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah akun Office 365 A1 sekolah langsung mati pada 1 Januari 2028?

Tidak langsung. Lisensi yang sudah ada tetap berlaku sampai masa kontrak atau Enrollment yang sedang berjalan berakhir. Perubahan baru berlaku pada perpanjangan atau perluasan kontrak pertama pada atau setelah 1 Januari 2028, dan pada saat itu pengguna A1 yang masih membutuhkan layanan harus dipindahkan ke lisensi pengganti.

Apakah siswa masih bisa memakai Word, Excel, dan PowerPoint secara gratis?

Ya, lewat Microsoft 365 Education A0, asalkan syaratnya terpenuhi. Institusi harus memiliki lisensi berbayar minimal A2 untuk seluruh pengajarnya, dan siswa harus aktif memakai perangkat Windows untuk belajar. A0 berisi aplikasi Office versi desktop dan web, tetapi tanpa email Exchange Online, SharePoint Online, dan Teams.

Apakah Microsoft Classroom menggantikan Teams?

Tidak. Microsoft menyatakan Teams for Education tetap tersedia dan fitur tugas di Teams dapat terus dipakai. Classroom menjadi aplikasi khusus kegiatan belajar mengajar yang tersedia di paket A2 sampai A7, dan dapat dipakai bersama Teams, platform kolaborasi lain, atau LMS.

Penutup

Pensiunnya Office 365 A1 menandai berakhirnya masa ketika sekolah dan kampus dapat memberi email, Teams, dan penyimpanan besar kepada semua siswa tanpa biaya lisensi. Dampaknya baru terasa saat kontrak diperpanjang, tetapi institusi yang mulai menghitung pengguna, penyimpanan, dan anggaran sejak sekarang akan punya lebih banyak pilihan. Bila sekolah atau kampus Anda ingin menyusun rencana peralihan yang realistis, tim Merakit siap membantu berdiskusi.

Sumber

• Microsoft 365 Education portfolio evolution (Microsoft Learn, diperbarui 6 November 2026)
• Microsoft 365 Education frequently asked questions (Microsoft Learn, diperbarui 10 November 2026)
• Microsoft teaches schools that free email was just a phase (The Register, 10 November 2026)
• Microsoft unveils Classroom as Office 365 A1 retires from 2028 (EdTech Innovation Hub, 11 November 2026)